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如何解决磁带的数据存储给法规发现上的问题

发布时间:2019-12-03 11:22:26

到目前为止,大量的数据仍然使用磁带的方式存储。就目前来看,这种情况仍然还要持续很长一段时间。然而,一些用户表示,如果数据存放在磁带上,从法规发现角度考虑会有问题,磁带的使用寿命以及其架构上的特点可能会给IT管理员带来不少问题。

专家表示,要解决这方面的问题需要从两个角度考虑。首先是减少发现暴露(discovery exposure),另外一方面就是专注于实现发现相关工作的自动化实现,这样整个IT部门就不需要中断来处理法规发现相关的问题。

Dana Conneally之前在一家大型律师事务所的控诉部门负责,现在是位于波士顿一家提供e-discovery服务的名为Evidox公司的合伙人,他说他的公司使用了索引引擎设备以提升客户自动发现的速度。他表示,“索引引擎允许我们将磁带放进设备里面,不仅能实现对所有文件的索引,同时也能对它们进行消重处理。”

Evidox公司之后会将每份文件做唯一标记,并存放在对于客户公司的数据里。搜索的时候是基于关键字和时间排序,并可以对搜索结果的大小作限制且把相关联的文件都找出来。

能够在搜索的时候使用消重和对结果作限制是能帮助降低成本的方法。Conneally说,“当我们解释我们的成本给客户的时候,我们需要提醒他们整个过程中成本最低的部分就是辩护律师看资料的过程,这也是我们尽可能来帮助节省的部分。”

是DIY还是寻找帮助?

ESG分析师Katey Woods表示,有些公司存放了大量本来无需存放的数据。

她说,“许多人用了快30年的磁带,到最后尽然总共花费了近两个季度的企业利润。”

同时她还建议数据不要漫无目的的随意存放,而是可以更为有所指的将一些需要的数据存放起来,这样就能更为合理的使用磁带。对于那些用不上的数据,就可以清除掉。她说,“明确了数据的存储后,甚至就可以将暂时不用的数据移至归档设备或者另外的存储上,要么就干脆删掉。”换句话来理解就是,简易的信息归档相对现在的发现请求而言是更为划算的方法。

从短期的角度上来看,她建议找服务提供商寻求帮助会更合适,因为短期很难有条件来很好处理这个问题,并且要马上投资一项全新的技术也不太合适。

事实上,已经有类似索引引擎这样的产品,但不一定合适。一家位于哥伦比亚做e-discovery服务公司的高级合作伙伴Brian Dykstra表示,他认为对于许多需求来说,按照每GB的价格收费还是比较贵的,因为你可能知道有多少盘磁带,但你却不知道有多大数据量。

此外,她说,对于发现的操作过程来说,还有许多的未知数存在。

应对磁带遇到的问题

Dykstra说,“我们从客户那拿到了大量的磁带和磁带盒,有些时候我们甚至会发现里面压根没有数据,因此在搜索磁带上的数据前,我们需要做不少额外的工作。”比如说,如果客户能知道磁带创建的时间,是在哪个磁带机上创建的以及使用的备份软件是什么,那将会帮助公司省掉至少数小时的时间。

并且即便在公司里没有人知道相关的信息,Dykstra说,公司的前雇员往往也愿意提供这些信息。他补充道,从长远的角度讲,我们需要对磁带相关信息有个基本了解,起码要知道是什么时候创建的以及存放在它上面的有哪些信息。

如果真能这样做那么将会帮大家省掉很多后续不必要的开支。

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